AIを活用してGoogleスプレッドシートでデータを整理する最適な方法
特に行と列に何百もの変数値が含まれている場合、表の書式設定とデータの分析には時間がかかります。 Google スプレッドシートがさらにスマートになり、AI を活用した機能を使用して、コードを 1 行も書かずにデータを自動的に整理したり、数式の候補を表示したり、情報を要約したりできるようになりました。
週次レポート、財務スプレッドシート、チームワーク ファイルなど、どのような作業であっても、Google スプレッドシートの AI ツールを活用すれば、作業を迅速かつ正確に完了できます。このガイドでは、これらのツールの使い方、ツールが提供する機能、ニーズに合わせてカスタマイズする方法について説明します。
Google の AI 機能は、アドオンなしで、Gemini を利用した言語モデルをスプレッドシートのセルに直接挿入します。これを使用すると、簡単な数式を入力するだけで、新しいテキストを生成したり、データ ブロックを要約したり、エントリを分類したり、さらには感情を推測したりすることができます。
NB
Google スプレッドシートの AI 機能は Google Workspace Labs の一部であり、Google の Gemini AI を活用しています。 Google スプレッドシートで Ask Gemini が有効になっている場合は、スプレッドシートで AI 機能に簡単にアクセスできます。
AI() 関数の構造
AI関数には2つの引数があります。
=AI(プロンプト, [参照セルまたは範囲])
どこ
プロンプト (必須): AI に何を望んでいるかを伝える引用符で囲まれたテキスト文字列。たとえば、「このレビューを一文で要約してください」などの簡単なプロンプトや、その他必要なものを記述できます。
cell_reference_or_range (オプション): このディレクティブは、AI が操作するデータを含むセル (またはセルの範囲) を指定します。
参照を省略すると、AI はコンテキストのみの推論を使用するため、セルの内容をすべて無視しながら、驚くほど有用な結果が得られます。さらに、この関数はプレーンテキストを返すため、他の数式にバインドすることができます (たとえば、LEFT() 関数を使用して最初の数語のみを取得します)。
AI()関数の使い方
Google スプレッドシートを開くか作成し、Gemini for Workspace にアクセスできるアカウントを使用していることを確認します。 AI機能を利用したいセルをクリックします。次に =AI() と入力してプロンプトの書き込みを開始します。自然言語を使用できるので、構文についてあまり心配する必要はありません。データ範囲を選択するか、関連するセルに戻ります。人工知能はこのデータを活用して洞察を生み出します。
「Enter」ボタンを押すと、スプレッドシートに「作成して挿入」ボタンが表示されます。それをクリックすると、AI によって生成された応答がバージョン履歴の指定したセルに挿入されます。
フィルハンドルをドラッグして複数の行や列に AI 機能を適用し、データを一括処理することもできます。さらに、出力を確認し、新しい結果を取得したい場合は、「更新して挿入」ボタンをクリックすると、コマンドプロンプトが再起動し、新しい回答が生成されます。
AI()関数の例
AI 機能を使用すると、データに基づいてテキストを生成し、表を要約し、エントリを自動的に並べ替えたり分類したりするという 3 つの主なタスクを実行できます。加算や減算など、行や列に対して簡単な計算を実行することもできますが、高度な計算はサポートされていません。
それだけでなく、セルの内容を解釈して感情やその他の感情を判断し、フィードバックレビューのトーンを判断することもできます。たとえば、オンライン ストアやアンケートからの生の顧客レビューが満載のリストがあり、時間を節約するためにフィードバック全体を読まずに肯定的なコメント、否定的なコメント、中立的なコメントを識別する必要があるとします。 AI機能を使用して、この簡単なリクエストを入力できます。
=AI("この顧客からのフィードバックは肯定的ですか、否定的ですか、それとも中立的ですか?"、A2)
肯定的、否定的、または中立的な評価が即座に表示されるため、スケジュールを整理し、批判に迅速に対応できるようになります。これを下のすべてのノートに適用するには、フィルハンドルを下にドラッグし、[作成して挿入] ボタンを押すだけです。
他のセルを参照して、指示に基づいてデータを並べ替えることもできます。たとえば、列 C に航空運賃、昼食、ソフトウェアのサブスクリプションなどのさまざまな経費の説明がリストされており、財務チームのためにそれらを「出張費」、「オフィス費」、「その他」にきちんと分類したいとします。次のように使用します:
=AI("この経費を旅行、オフィス、その他に分類する", D3)
AI は各入力にタグを付けたり分類したりしようとしますが、場合によっては一部の入力を見逃してしまうことがあります。ただし、必要に応じて出力を再生成したり、プロンプトを変更して精度を向上させることができます。この機能はまだ実験段階であるため、時折エラーが発生する可能性があります。曖昧なプロンプトや一貫性のないデータによってモデルが混乱する可能性があります。
どの言語モデルでも、誤解、誤った解釈、非論理的な出力などのエラーが発生する可能性があります。特に重要なタスクの場合は、常に結果を注意深く確認し、無計画に結果に頼るのではなく、出力を検証してください。
これらのタスクに加えて、テキスト サマリーを作成したり、テキストからロゴを作成したり、基本的なセルの合計などの簡単な計算を実行したりすることもできます。
=AI("これらのセルの数値を加算する", A1:A5)
警告
機密データのプライバシーは保証されません。 AI クエリは Google サーバーを通過するため、プロンプト経由で個人情報や機密情報を送信することは避けてください。
この仕事ではできないこと
この機能ではできないことが多数あります。たとえば、その範囲はクレームと参照データに限定されます。ワークシート全体をクリアしたり、外部データを独自に取得したりすることはありません。さらに、ライブインターネットに接続してリアルタイムの株価を取得したり、天気をチェックしたり、Web サイトからデータを抽出したりすることもできません。
分析を作成すると、静的なスナップショットになります。基礎となるデータが変更された場合は、AI に再度結果の更新を依頼する必要があります。また、チャート、グラフ、表を作成することもできません。
Google スプレッドシートの AI 機能には、短期的および長期的な生成制限があります。長期制限に達した場合、発電は24時間一時停止されます。一度に最大 200 個の選択したセルの出力を生成できるため、最初の生成が完了すると追加のセルを処理できます。
Google の AI 搭載ワークスペース
Google の AI 機能は、職場のツールに AI を統合するという広範な取り組みの一環です。目的 今後の機能「スプレッドシートでの分析を支援」、「ドキュメントの音声概要」、「ワークスペース フロー」などの機能により、データの解釈、コンテンツの消費、ワークフローの自動化が簡素化されます。これらの改善は、日常的なタスクを簡素化し、手作業を減らし、生産性を向上させることを目的としています。
AI は、Google スプレッドシートで自然言語によるやりとりを可能にすることで、技術に詳しくないユーザーでもデータ分析をより簡単に、よりアクセスしやすくします。これらのツールが進化するにつれ、使いやすさ、スピード、実用的な洞察に重点を置いて、専門家がデータを処理する方法に革命が起こると予想されます。
私のアドバイス: Google スプレッドシートでこの機能が利用できる場合は、ぜひ試してみてください。簡単なタスクから始めて、ワークフローがどれだけ効果的に自動化されるかを確認します。
Google スプレッドシートに組み込まれたスマートな機能を使用すると、何時間もかかっていた手作業を数分に短縮できます。 AI は提案をするだけではありません。データを整理し、よりよい意思決定に役立つ迅速な洞察を提供します。
私たちがレビューしたツールを実際に試してみましょう。使用するたびに、データの操作をより効率的かつ簡単にする新しい機能が見つかります。テーブルは単なるセルではなく、より速く考え、整理するのに役立つスマートなスペースです。